ロジカルライティング研修
目次
ビジネスセミナー
ロジカルライティングのスキルを用いて、論理的で分かりやすく、説得力のある文章を作成できるようになる
ロジカルライティングとは
ロジカルライティングとは、「論理的で分かりやすい文章を書く方法」のことです。「ロジカル」とは英語で「論理的な、筋の通った」という意味です。文章は相手に何かを伝えるために書かれます。そのため、伝えたいことを整理し、筋道を立てて、論理的に書くロジカルライティングのスキルが求められています。
研修の狙い
- 分かりやすい文章とは何かを理解できている
- 短時間で分かりやすい文章を作成するコツを身につける
- 論理的構造の型を知り、複雑な情報をロジカルに整理する手法を習得する
プログラム
※内容は、貴社のご要望に応じ、カスタマイズが可能です。
※時間の目安は10:00~17:00です。
1.ロジカルライティングとは
(1) 論理的でないと感じる文章とは
(2) 論理的で分かりやすい文章とは—MECEと因果関係
(3)情報を整理する―論世の整理と論理の展開方法
(4)ピラミッド・ストラクチャーとは
(5) ピラミッド・ストラクチャーをもとに分かりやすい報告文を作成する【ワーク】
2.読み手視点のビジネス文書のポイント【ワーク】
(1)内容が想像できる表題をつける
(2)一文は短く
(3)結論から書く意識
①PREP法
②SDS法
(4) 主語と述語の関係が明確である
(5)情報整理力を生かす
①視覚訴求の重要性
➁図解の効果
(6) 読み手にとって分かりやすい言葉を使用する
3.ビジネス文書の基本
(1)ビジネス文書の種類
(2)社内文書・社外文書
4.社内文書・社外文書のフォーム
(1) 現状の自身の文書技術を確認する【ワーク】
(2)社内文書のポイント
(3)社内文書作成【ワーク】
(4)社外文書のポイント~社外文書のあいさつと結びの慣用表現
(5)社外文書作成【ワーク】
(6)自社のビジネス文書で演習する【ワーク】
5.Eメールの基本とマナー
(1)Eメールの基本ルールを押さえる
(2)Eメールは重要なコミュニケーションツール
(3)Eメール本文の構成
(4)相手が読みやすくなる工夫【ワーク】
(5) 知っておきたいEメールの注意点
6.報告書の書き方
(1)社内報告書の全体構成
(2)報告書作成のポイント
(3)報告書の具体的な書き方
(4)社内向けの報告書を作成する【ワーク】
7.まとめ
ロジカルライティングを学ぶメリット
(1)業務の効率化につながる
ビジネスでは社内はもちろん、取引先や顧客といった社外の人と文章でコミュニケーションをとる場面は多くあります。文章でのコミュニケーションにあたっては正確な情報伝達ができていないと、お互いの認識に齟齬が生じ、ミスが発生しやすくなります。ロジカルライティングのスキルが備わっていれば、簡潔で要領を得た文章によって正確な情報伝達ができ、認識の齟齬をなくすことができるようになり、ミスが減少することから、業務が円滑に進められるようになり、効率化につながっていきます。
(2)提案力が向上する
ロジカルライティングでは、伝えたい内容を整理し、構成を組み立て、順序立てて文章を作成していきます。ロジカルライティングを用いて作成された文章は、原因と結果、根拠と結論など、情報の繋がりをきちんと把握できることから、取引先や顧客に対して納得感の高い提案となり、提案を受け入れてもらえる可能性が高まるでしょう。提案に際しては、社内では当たり前の共通認識として捉えていることも、社外の人にとってはそうではないケースも多く、認識の違いや誤りを未然に防ぐためにもロジカルライティングのスキルが求められるのです。
(3)メッセージツールに対応しやすい
ビジネスでは、電子メールや、LINEなどのメッセージツールが導入されたことにより、以前よりも文章でのコミュニケーションが増加する傾向にあります。特に、メッセージツールの場合は、文字数に制限があることから、短文で論理的かつ分かりやすく文章を作成する必要があり、ロジカルライティングを学ぶことは、ビジネスを円滑に進める上で、有利に働きます。
(4)会話でのコミュニケーションにも応用できる
会話で行う、会議・プレゼン・上司への報告時などでも、聞き手に対して、論理的にわかりやすく情報を伝えることは求められます。「先に結論から言って」「要は何が言いたいの?」などと指摘された経験のある方は多いのではないでしょうか。日常業務で行われるライティングのたびにロジカルライティングを意識することで、会話でのコミュニケーションにおいても、論理的に伝えたい情報を整理して的確に伝えることができるようになります。また、わかりやく伝えるというスキルは、一度身に付けてしまえば仕事や人生のさまざまなシーンで活用できる、汎用性の高いスキルでもあります。
ロジカルライティングのコツ
ロジカルライティングが出来ていないと、知らず知らずのうちに、論理的でない(自分自身は論理的だと思っている)文章を書いてしまい、読み手に、
「何が言いたいのかよく分からない」
「他にもっと考えないことがあるのでは?」
「この結論は筋が通っているのか?」
という印象を与えているかもしれません。
ここからは、そうならないための、具体的にロジカルライティングの書き方の手順とコツを詳しく解説していきます。
1.ロジカルに理解を促すピラミッド・ストラクチャー
ピラミッド・ストラクチャーは、 コンサルタントの育成や報告・文章能力の向上を目的に、マッキンゼーによって開発されたものですが、今では、論理的に提案や報告をする際の基本スキルとして普及しています。 ピラミッド・ストラクチャーは、文章の書き手が伝えたい「結論」と「その根拠」をピラミッド状に構造化するフレームワークで、ピラミッド・ストラクチャーを意識した文書は、読み手が理解しやすくなる効果があります。これは、ある結論が「論理的に正しい」ことを説明するため、根拠を箇条的にいくつも並べるより、結論を頂点として複数の根拠を、下部に配置したピラミッド構造にした方が、理解がしやすくなるためです。それでは具体的に、見ていきましょう。
(1)ピラミッド・ストラクチャーを利用しないケース
このように、整理されていない箇条書き状態では、「EV自動車産業に参入すべき」と主張されても、主張している根拠は何かを直ちに理解するのは難しくなります。
(2)ピラミッド・ストラクチャーを利用したケース
箇条書き状態から、論理をピラミッド型に構造化すると、次の図のようになります。
【東京開催】
論理的な文章の書き方(山口 拓朗 氏)
ロジカル・シンキング入門(橋本 尚久 氏)
日常業務に活用できる ロジカルシンキング コミュニケーション編【午前】(橋本 尚久 氏)
日常業務に活用できる ロジカルシンキング 問題解決編【午後】(橋本 尚久 氏)
【大阪開催】
社会人経験3~9年目対象 若手社員のためのロジカルシンキング入門(河野 通陽 氏)
スッキリまとまる図解思考(橋本 尚久 氏)
社会人経験10年目以上中堅社員対象 ロジカルシンキングと問題解決入門(久保田 康司 氏)
単純な箇条書より、理解がしやすくなっていることがお分かりいただけると思います。
論理をピラミッド型に構造化するためには、以下のステップで進めていきます。
作成ステップ1.論点を明確にし、論点に対する主張を決める
まずはじめに、何を考え論じるべきなのかという論点を明確にしたうえで、論点に対するピラミッド・ストラクチャーの頂点となる答え(自分の主張)を決める必要があります。この例では、「EV自動車事業に参入すべきか」という論点に対して、「参入すべき」という主張をしています。もし論点が、「我が社が攻めるべき今後の有望な市場を探る」ということであった場合は、「EV自動車事業に参入すべき」では求められている論点に応えていることにはなりません。その場合は、例えば、「EV自動車の市場は、魅力的な市場だ」と主張を行うことが求められます。つまり、論理を構造化するためには、何が課題(論点)かをしっかり押さえ続けて、その課題に対してダイレクトに答える主張を用意する必要があります。 このステップで、課題と結論が明確になりますので、「何が言いたいのかよく分からない」という批判は防げるはずです。
作成ステップ2.論理の枠組み(フレームワーク)を考える
次に、結論が決まったら、結論に至る理由を説明していきます。結論に至る理由が、※MECEであれば、「他にもっと考えないことがあるのでは?言いたいことって本当にこれで全部だっけ?」という批判は防げるはずです。
※「Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive」の頭文字を取った造語です。 直訳すると「互いに重複せず、全体として漏れがない」という意味になりますが、「漏れなく、ダブりなく」という意味合いで使用されています。
理由は、MECEであることを意識する必要がありますが、厳密にMECEでなくてもよく、聞き手や読み手に納得感があるかが重要です。この例では、事業環境を分析する3C(市場・競合・自社)を参考に、関係する理由を整理しています。
作成ステップ3.情報をグルーピングしメッセージを抽出する
結論に至る理由を決めたら、その理由を納得してもらうための「証拠」や「情報」をグルーピングします。 「この結論は筋が通っているのか?」という批判を受ける場合は、この「証拠」や「情報」の縦の論理がつながっていないか、つながりが弱いということが考えられます。
ロジカルライティングに使えるフレームワーク
続いては、ロジカルライティングに使えるフレームワークを2つご紹介します。
特に、ライティングに自信がない方や、文章力に不安がある方は、これらのフレームワークを参考にするとよいかもしれません。
(1)PREP法とは
①PREP法とは
PREP法のPREPとは、結論(Point)、理由(Reason)、具体例(Example)、結論(Point)の頭文字を表しており、そのまま文章構成を表しています。
Point :結論(主張)
Reason :理由(結論の理由・主張の理由)
Example:具体例(理由に説得力を持たせるための具体的な根拠・事例)
Point :結論(主張)
PREP法では最初に結論を述べ、最後にもう一度結論を述べる構成となっているため、話を理解しやすい構成になっているのが特徴です。聞き手は話の要点がなかなか見えないとストレスを感じやすいものです。最初に結論を伝えれば、関心の強い状態で理由や具体例を聞いてもらえます。この文章校正にすると、聞き手にムダなストレスを与えず、要点を伝えることが出来るので、聞き手は理解しやすくなるのです。ビジネスシーンにおけるプレゼンや営業以外にも、報告書などに利用できます。
②PREP法のメリット・デメリット
最初に結論を持ってきて、最後にも結論をおさらいする構成のため、要点が印象に残りやすいという点PREP法のメリットです。最初や最後に得る情報が記憶に残りやすいということを初頭効果や終末効果といいます。PREP法のデメリットは、主張や要点を相手に分かりやすく伝えることや、端的なコミュニケーションを行うことには非常に長けている反面、主張や要点を畳みかけて伝える文章構成のため、押しが強過ぎる印象を与えてしまうことがあります。
(2)SDS法とは
①SDS法とは
SDS法のSDSとは、要点(Summary)、詳細(Details)、要点(Summary)の頭文字を表しており、こちらもPREP法と同様に、聞き手の理解を促したいときに有効な表現手法です。
Summary :要点
Details :詳細
Summary :要点
SDS法も、PREP法と同様に主張や要点を相手に分かりやすく伝えることに長けている文章構成の方法です。SDS法はニュース番組を始めとしてさまざまなところで用いられています。PREP法はどちらかというとプレゼンテーションなどで利用されますが、SDS法に関しては、報告などで用いられることが多いといえます。
②SDS法のメリット・デメリット
SDS法のメリットは要点(Summary)→詳細(Details)→要点(Summary)と要点を繰り返すため、こちらもPREP法と同様に、初頭効果、終末効果が見込めます。デメリットとしては、SDS法は、PREP法に比べて主張が弱めになることです。ただし、SDS法は主張するというよりは、情報をわかりやすく伝えるといった側面が強いため、必要に応じてPREP法と使い分けるようにしましょう。