講師コラム

仕事のミスが激減する「手帳」「メモ」「ノート」術

  • 研修
2016/12/19

鈴木 真理子

株式会社ヴィタミンM
代表取締役

<記録すればミスがなくなり信頼される>

ミスをしない人には、共通する習慣があります。それは記録することです。人と約束を交わしたら手帳に書く。上司の指示を受けながらメモを取る。お客さまの要望を聞きながらノートを取る。ミスをなくしたいなら、すぐにその場で記録することが何よりも大切です。

メモをする人とメモをしない人の違いは、習慣にあるのかもしれません。メモをする習慣を身につけてしまえば、ミスが激減し、仕事の段取りがよくなります。一方、メモをする習慣のない人は不幸な運命をたどります。書くという、ほんのひと手間をサボっただけでミスが激増し、段取りもうまくいきません。怖いのは、ミスの原因がメモを取らないことにあると気づきにくいことです。それに他人は「メモを取った方がいいよ」と教えてくれないでしょう。信頼とは一朝一夕で手に入るものではありません。ですが、小さな約束を守り続けると、やがて「あの人に任せて安心」と思ってもらえるようになります。


<手帳には3つをセットにして書く>

スケジュールミスをなくすには、手帳でセルフマネジメントするのが一番効果的です。とくに納期のある仕事は、遅延しないよう3つをセットにするとよいでしょう。3つとは、本来の締切り日、1日以上前倒しした自分なりの締切り日(My締切り)、その仕事に費やす時間を見積り、逆算して決めた着手日です。これら3つを書き込んでおけば、締切り当日になって気づいたけれど間に合わない、という失敗がなくせます。ドタバタギリギリでなく先手で仕事をする習慣が身につくのです。


<仕事を教わるときはノートに書く>

あなたは日頃から教わったことをノートに書いていますか? 若手社員の頃の私は仕事の覚えが悪く、ミスを繰り返していました。そのたびに迷惑をかけ、落ち込みました。毎日先輩たちから仕事を教えてもらうのに、すぐに忘れてしまう……。その原因は、きちんとノートに書かなかったからです。失敗を繰り返すうちに「教わったことはノートに取ろう」とようやく気づき、1年間で仕事の手順を書いたノートが4冊できました。会社のマニュアルはありましたが、新人の私には難しくて理解できなかったので、真っ先に調べるのはこれらのノート。気づけば、ノートが自分用のマニュアルになっていたのです。

新人であってもベテランであっても、自分用マニュアルがあるとよいでしょう。「マニュアル」といっても、その場で、ささっと手順やフローを書いておけばよいのです。記録しておかないと、次にやるとき思い出せず、後悔することがきっとあります。


<ヒヤリ・ハットとは>

ヒヤリ・ハットとは、重大な災害や事故にはならなかったものの、その一歩手前の発見をいいます。医療現場ではヒヤリ・ハットを報告する義務があります。オフィスワーカーのヒヤリ・ハットは、ミスする一歩手前の発見で、「できれば隠したい」のが本音かもしれません。ミスしたら報告するのが、報・連・相の基本ですが、「ヒヤリ・ハットを報告せよ」という職場はまだ少ないでしょう。

私は先日、請求書を送る直前に消費税率が誤っていることに気づきました。請求先の企業から数年ぶりに仕事を頼まれ、前回の請求書を使い回したところ、消費税が5%のままだったのです。投函する前に気づいて胸をなでおろし、この経験を活かさないともったいないと思いました。


<ノートにミスしない作戦を書く>

ヒヤリ・ハットは宝の山です。なぜかというと、同じ仕事をするとき、ミスを防ぐ大事なセルフチェックポイントになるからです。たとえば、ノートに日付とヒヤリ・ハットの事実、原因と対策を書いておくとよいでしょう。私は前述の失敗を受けて、「次の消費増税に備えて、エクセルの消費税欄を赤字で保存しておく」という対策を立てました。セルフチェック力が高まるよう、手順に組み込んでおけば、どんな状況でも冷静に対処することができます。このようにふりかえりや反省をするとき、ノートに手書きすると記憶が定着しやすくなります。後日ノートを見返すと、反復学習できる効果もあるのです。


あなたも「手帳」「メモ」「ノート」を使って、ミスを激減させましょう!


以上


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